Zabezpieczenie umowy najmu lokalu użytkowego dla wynajmującego

Kaucja przy najmie lokalu użytkowego

Ile wynosi kaucja za lokal użytkowy? Tyle, ile strony zapiszą w umowie. Limit dwunastokrotności czynszu z ustawy o ochronie praw lokatorów dotyczy lokali mieszkalnych, nie użytkowych. W praktyce najczęściej spotkasz kaucję równą jednemu do trzech miesięcy czynszu powiększonego o zaliczki na opłaty eksploatacyjne i VAT. Licz ją od kwoty brutto, którą najemca faktycznie płaci co miesiąc, bo z kaucji pokrywasz całą zaległość, nie sam czynsz netto.

Kaucja zwrotna, wpłacona jako zabezpieczenie, nie jest zapłatą za usługę najmu, więc w chwili wpłaty nie wystawiasz faktury z VAT. Sytuacja zmienia się, gdy zaliczasz kaucję na poczet zaległego czynszu: wtedy staje się zapłatą i rozliczasz VAT jak od czynszu. Zapisz w umowie wprost, że kaucja nie jest przedpłatą czynszu, żeby uniknąć sporu z najemcą i z urzędem.

Kaucja ma jedną wadę. Gdy najemca zalega pół roku, a kaucja pokrywa dwa miesiące, reszta jest zwykłą wierzytelnością, której musisz dochodzić w sądzie. Dlatego przy dłuższych umowach kaucja jest dopiero pierwszą warstwą zabezpieczenia.

• Podstawa wyliczenia: czynsz, zaliczki na media i opłaty wspólne, VAT, a przy umowie z waloryzacją obowiązek uzupełnienia kaucji po podwyżce.
• Cele: zaległy czynsz i opłaty, kary umowne, naprawa szkód ponad normalne zużycie, koszty przywrócenia lokalu do stanu z protokołu.
• Uzupełnienie: obowiązek doładowania kaucji w 7 do 14 dni po każdym jej wykorzystaniu, pod rygorem wypowiedzenia.
• Zwrot: konkretna liczba dni od wydania lokalu i podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego.

Gwarancja bankowa najemcy zamiast kaucji

Najemcy z większymi powierzchniami, zwłaszcza sieci handlowe i firmy usługowe z kilkoma lokalizacjami, wolą dać gwarancję bankową niż zamrażać gotówkę. Dla wynajmującego to dobra wymiana, o ile treść gwarancji jest właściwa: bank płaci na twoje żądanie bez badania sporu z najemcą, a jego wypłacalność nie zależy od kondycji najemcy.

Najwięcej sporów bierze się z terminu ważności. Gwarancja wygasa w dniu zapisanym w dokumencie, a żądanie złożone dzień później bank odrzuci. Wpisz do umowy najmu obowiązek przedłużenia gwarancji na co najmniej 30 dni przed jej wygaśnięciem i prawo do wypowiedzenia umowy, jeśli najemca tego nie zrobi. Więcej o treści dokumentu przeczytasz w przewodniku po gwarancji bankowej, a o kosztach dla najemcy w poradniku gwarancja bankowa, koszt.

• gwarancja nieodwołalna, bezwarunkowa i płatna na pierwsze pisemne żądanie,
• kwota równa co najmniej trzem miesiącom czynszu z opłatami i VAT,
• ważność dłuższa niż okres najmu o 2 do 3 miesięcy, żeby zdążyć rozliczyć lokal po zwrocie,
• żądanie zapłaty bez obowiązku dołączania dokumentów poza oświadczeniem wynajmującego,
• prawo do przeniesienia gwarancji na nabywcę nieruchomości, jeśli sprzedasz budynek.

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji przy najmie lokalu

Akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji, jest najszybszą drogą do odzyskania lokalu i pieniędzy. Art. 777 § 1 pkt 4 KPC pozwala objąć nim obowiązek wydania lokalu w terminie wskazanym w akcie, a pkt 5 obowiązek zapłaty sumy pieniężnej do kwoty wprost określonej w akcie. Po zaległości występujesz do sądu tylko o klauzulę wykonalności, bez procesu o zapłatę i bez procesu o eksmisję.

Dla wynajmującego najważniejsze są trzy zapisy w akcie: maksymalna kwota, do której najemca poddaje się egzekucji, termin, do którego możesz wystąpić o klauzulę (ustaw go dłużej niż okres najmu), oraz zdarzenie, od którego zależy wykonanie, na przykład doręczenie wypowiedzenia z powodu zaległości. Koszt aktu wynika z taksy notarialnej i zwykle zgodnie z umową ponosi go najemca. Szczegóły i treść oświadczenia opisuje strona oświadczenie o poddaniu się egzekucji w umowie między firmami.

Poręczenie i weksel, gdy najemcą jest młoda spółka

Spółka z o.o. może mieć kapitał zakładowy 5 000 zł, a wspólnicy co do zasady nie odpowiadają za jej długi. Jeśli wynajmujesz lokal za 15 000 zł miesięcznie spółce założonej trzy miesiące temu, kaucja na dwa miesiące to za mało, a sąd nie pomoże, gdy spółka nie ma majątku. W takiej sytuacji poproś o osobiste zabezpieczenie od osoby, która spółką kieruje.

Najprostsza forma to weksel in blanco wystawiony przez spółkę z poręczeniem wekslowym wspólnika albo członka zarządu i z deklaracją wekslową, która wiąże sumę weksla z zaległościami z umowy najmu. Poręczyciel odpowiada wtedy jak wystawca, także prywatnym majątkiem, a z weksla dochodzisz należności w postępowaniu nakazowym. Przy najemcy z grupy kapitałowej zamiast tego zażądaj poręczenia albo gwarancji spółki matki.

Co daje wynajmującemu sama ustawa

Nawet bez żadnego zapisu w umowie masz dwa narzędzia z Kodeksu cywilnego. Art. 670 KC daje ci ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych najemcy wniesionych do lokalu, dla zabezpieczenia czynszu i świadczeń dodatkowych zaległych nie dłużej niż rok. Art. 672 KC pozwala wypowiedzieć najem bez zachowania terminów, gdy najemca jest w zwłoce z czynszem za co najmniej dwa pełne okresy płatności.

Oba narzędzia mają granice. Zastaw nie obejmuje rzeczy, które nie podlegają zajęciu, a najemca może je wywieźć, zanim zareagujesz. Wypowiedzenie kończy umowę, ale nie oddaje ci kluczy: bez aktu z art. 777 KPC musisz pozwać o wydanie lokalu i czekać na wyrok. Dlatego ustawa jest uzupełnieniem, a nie zamiennikiem zabezpieczeń umownych. Plan działania przy pierwszej zaległości opisuje strona kontrahent zalega z płatnością.

Jak zabezpieczyć umowę przed wydaniem kluczy

1. 1

   Sprawdź najemcę w rejestrach

   Wpisz NIP w kreatorze na tej stronie. Zobaczysz status w KRS albo CEIDG, wiek firmy i status VAT, a przy spółce możesz od razu ustalić, kto ją reprezentuje i kto może poręczyć.

2. 2

   Policz kwotę ryzyka

   Weź miesięczny czynsz z opłatami i VAT, pomnóż przez liczbę miesięcy potrzebnych na odzyskanie lokalu i wynajęcie go ponownie. Ta kwota wyznacza wysokość kaucji albo gwarancji i kwotę w akcie notarialnym.

3. 3

   Wpisz zabezpieczenia do umowy jako warunek wydania lokalu

   Klucze wydajesz dopiero po wpłacie kaucji albo doręczeniu gwarancji i po podpisaniu aktu notarialnego. Wpisz to wprost, z datą graniczną i prawem odstąpienia.

4. 4

   Podpisz protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami

   Protokół jest podstawą do rozliczenia szkód z kaucji. Bez niego spór o stan lokalu przy zwrocie trudno wygrać.

5. 5

   Ustaw przypomnienia

   Wpisz do kalendarza datę wygaśnięcia gwarancji, termin na klauzulę wykonalności z aktu i coroczną waloryzację kaucji.

Przykład zabezpieczenia lokalu handlowego

Fikcyjny przykład. Właściciel wynajmuje lokal handlowy 140 m² spółce z o.o. działającej od pięciu miesięcy. Czynsz wynosi 11 000 zł netto, zaliczki na opłaty 1 800 zł netto, razem z VAT 15 744 zł miesięcznie. Umowa jest zawarta na 5 lat.

Wynajmujący żąda kaucji na trzy miesiące, czyli 47 232 zł, z obowiązkiem uzupełnienia po każdej waloryzacji. Najemca podpisuje akt notarialny z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 KPC: wydanie lokalu w 14 dni od doręczenia wypowiedzenia i zapłata do 190 000 zł, z prawem wystąpienia o klauzulę do końca 2032 roku. Prezes zarządu poręcza wekslowo weksel in blanco spółki z deklaracją do 100 000 zł. Gdy po roku najemca przestaje płacić, wynajmujący pokrywa trzy miesiące z kaucji, wypowiada umowę na podstawie art. 672 KC i z aktem notarialnym występuje o klauzulę wykonalności na wydanie lokalu, zamiast czekać na wyrok w sprawie o eksmisję.