Pierwsze trzy dni po terminie
Większość opóźnień w obrocie między firmami nie wynika ze złej woli. Faktura trafiła do złej osoby, czeka na akceptację w dziale zakupów, klientowi samemu nie zapłacił odbiorca. Dlatego pierwszy ruch to telefon albo krótki mail do osoby, która zamawiała, a nie od razu do księgowości czy zarządu. Pytasz, czy faktura dotarła, czy ktoś zgłasza zastrzeżenia do towaru i kiedy przelew wyjdzie.
Zapisz odpowiedź: datę, osobę i obiecany termin. Taki ślad przyda się później, gdy trzeba będzie pokazać, że dłużnik znał dług i go nie kwestionował. Jeśli pada zarzut reklamacyjny, oddziel go od reszty. Sporna część faktury wymaga innej rozmowy niż część, której nikt nie podważa.
Uwaga
Uznanie długu przez dłużnika, na przykład prośba o rozłożenie na raty, przerywa bieg przedawnienia. Warto mieć je na piśmie albo w mailu.
Od tygodnia do dwóch tygodni, czyli wstrzymanie dostaw i pismo
Jeśli obiecany termin minie, wstrzymaj kolejne wysyłki na odroczony termin. Najprościej, gdy umowa albo ogólne warunki sprzedaży wprost dają ci prawo wstrzymania dostaw przy zaległości. Bez takiego zapisu przy umowie wzajemnej pomaga art. 490 KC: gdy stan majątkowy drugiej strony stawia jej zapłatę pod znakiem zapytania, możesz wstrzymać swoje świadczenie, dopóki kontrahent nie zapłaci albo nie da zabezpieczenia.
Wstrzymanie dostaw nie musi oznaczać zerwania współpracy. Możesz zaproponować dalsze wysyłki za przedpłatą do czasu wyrównania salda. Dla wielu klientów to rozsądne wyjście, bo nie tracą dostawcy, a ty nie powiększasz ekspozycji.
W tym samym czasie wyślij pismo z wezwaniem do zapłaty w wyznaczonym terminie, zwykle 7 albo 14 dni. Pismo przyda się przed sądem, bo pozew musi zawierać informację, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
W transakcji handlowej między przedsiębiorcami po upływie terminu zapłaty przysługuje ci rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Jest to stała kwota wyrażona w euro i przeliczana na złote, zależna od wysokości świadczenia: 40 euro przy kwocie nieprzekraczającej 5 000 zł, 70 euro przy kwocie wyższej niż 5 000 zł i niższej niż 50 000 zł oraz 100 euro przy kwocie 50 000 zł i wyższej. Nie musisz udowadniać, że koszty poniosłeś.
Rekompensata przysługuje od każdej przeterminowanej faktury osobno. Możesz o niej wspomnieć w piśmie, a w pozwie doliczyć ją do roszczenia razem z odsetkami za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Potrącenie, gdy ty też coś kontrahentowi winien
Jeśli kupujesz od tego samego kontrahenta, na przykład usługi transportowe albo surowiec, sprawdź saldo w drugą stronę. Gdy ty również masz wobec niego dług pieniężny, możesz złożyć oświadczenie o potrąceniu i umorzyć obie należności do wysokości niższej z nich. To najszybsza droga, bo nie wymaga sądu ani zgody drugiej strony.
Warunki i gotowe oświadczenie znajdziesz na stronie o potrąceniu wierzytelności. Twoja wierzytelność musi być wymagalna, czyli termin zapłaty Twojej faktury musi już minąć.
Weksel in blanco i poręczyciel
Jeżeli przy zawarciu umowy kontrahent wręczył ci weksel in blanco, teraz jest chwila, żeby z niego skorzystać. Wypełniasz go wyłącznie tak, jak pozwala deklaracja wekslowa: wpisujesz sumę w granicach zadłużenia, termin i miejsce płatności. Zanim to zrobisz, zawiadom wystawcę w sposób przewidziany w deklaracji, zwykle listem poleconym z wyznaczonym terminem wykupu weksla.
Jeśli weksel podpisał także poręczyciel wekslowy, na przykład wspólnik albo członek zarządu, zawiadom również jego. Z weksla odpowiada on solidarnie z wystawcą, więc możesz kierować roszczenie do obu. Szczegółową instrukcję krok po kroku opisuje poradnik jak wypełnić weksel in blanco.
Uwaga
Weksel wypełniony na kwotę wyższą niż dług albo wbrew deklaracji daje dłużnikowi mocny zarzut w sądzie. Sumę licz starannie i zachowaj wyliczenie.
Sąd, czyli postępowanie nakazowe albo upominawcze
Gdy pismo i zawiadomienie nie przyniosły zapłaty, czas na pozew. Przy wekslu, zaakceptowanym rachunku, uznaniu długu na piśmie albo przy transakcji handlowej, w której masz umowę oraz dokumenty potwierdzające wykonanie twojego świadczenia i doręczenie faktury, możesz wnieść o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Opłata sądowa wynosi wtedy czwartą część zwykłej opłaty od pozwu, a nakaz z weksla staje się natychmiast wykonalny po upływie terminu na zarzuty.
Bez takich dokumentów zostaje zwykle postępowanie upominawcze, także w wersji elektronicznej. Niezależnie od drogi pamiętaj o przedawnieniu: roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem 3 lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Roszczenie z weksla własnego przeciw wystawcy przedawnia się z upływem 3 lat od dnia płatności wpisanego na wekslu.
Zabezpieczenie roszczenia, gdy majątek może zniknąć
Jeśli widzisz sygnały, że dłużnik wyprzedaje majątek, przenosi działalność do innej spółki albo opróżnia rachunek, nie czekaj na wyrok. Sąd może udzielić zabezpieczenia jeszcze przed złożeniem pozwu, na przykład przez zajęcie rachunku bankowego. Wymaga to uprawdopodobnienia roszczenia i interesu prawnego, opisanych na stronie o zabezpieczeniu roszczenia.
Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym z chwilą wydania jest tytułem zabezpieczenia. Wierzyciel z wekslem ma więc zabezpieczenie w zasięgu ręki szybciej niż przy zwykłym pozwie.
Kiedy myśleć o sprzedaży wierzytelności
Sprzedaż wierzytelności podmiotowi, który zajmuje się obrotem długami, ma sens wtedy, gdy kwota jest niewielka wobec kosztu twojego czasu, dłużnik jest daleko albo potrzebujesz pieniędzy szybko i godzisz się na niższą cenę. Przed taką decyzją sprawdź umowę z kontrahentem, bo może ona zastrzegać zakaz przelewu wierzytelności bez zgody dłużnika.
Przy wierzytelności zabezpieczonej wekslem albo poręczeniem cena zwykle jest wyższa, bo kupujący przejmuje także zabezpieczenie. To kolejny powód, żeby myśleć o zabezpieczeniu już przy pierwszej umowie, a nie dopiero po terminie.
Pytania i odpowiedzi
Po ilu dniach od terminu mogę iść do sądu?
Przepisy nie wyznaczają minimalnej liczby dni. Pozew musi jednak zawierać informację o próbie polubownego rozwiązania sporu, więc zwykle najpierw wysyła się pismo z terminem zapłaty, a pozew składa po jego upływie.
Czy mogę wstrzymać dostawy, jeśli umowa nic o tym nie mówi?
Przy umowie wzajemnej art. 490 KC pozwala wstrzymać świadczenie, gdy zapłata drugiej strony jest wątpliwa z powodu jej stanu majątkowego. Bezpieczniej mieć wprost zapisane prawo wstrzymania dostaw w umowie albo ogólnych warunkach sprzedaży.
Czy rekompensata za koszty odzyskiwania przysługuje od każdej faktury?
Tak, w transakcji handlowej przysługuje od każdej przeterminowanej faktury osobno, w kwocie zależnej od wysokości świadczenia.
Co jeśli kontrahent twierdzi, że towar był wadliwy?
Oddziel część sporną od niespornej i domagaj się zapłaty tej drugiej. Reklamację rozpatrz według umowy i przepisów o rękojmi albo gwarancji, a wynik zapisz na piśmie.