Czym jest przedpłata i dlaczego działa
Przedpłata odwraca kolejność. Zamiast wydać towar i czekać na przelew, najpierw dostajesz pieniądze, a dopiero potem ponosisz koszt materiału, pracy i transportu. Nie potrzebujesz banku, notariusza ani rejestru, wystarczy zapis w ofercie albo umowie i numer rachunku na fakturze.
W przepisach nie ma osobnej definicji przedpłaty. W praktyce jest to zaliczka na poczet ceny: jeśli umowa nie dojdzie do skutku, wraca do kupującego. Gdy chcesz, żeby wpłata miała skutek sankcji za zerwanie umowy, potrzebujesz zadatku, a to inna instytucja. Szczegóły znajdziesz na stronie zadatek a zaliczka.
Przedpłata sprawdza się zwłaszcza tam, gdzie po wydaniu towaru trudno go odzyskać: produkcja na wymiar, nadruk z logo kupującego, usługa wykonana w całości z góry, sprzedaż do nowego odbiorcy bez historii płatności.
Ile procent przedpłaty przy jakiej kwocie
Żaden przepis nie wyznacza wysokości przedpłaty, strony ustalają ją swobodnie. Tabela niżej pokazuje praktykę rynkową w transakcjach między firmami w Polsce. Traktuj ją jako punkt wyjścia do rozmowy, a nie normę.
| Sytuacja | Typowa przedpłata | Uwagi |
|---|---|---|
| Nowy kontrahent, zamówienie do 10 000 zł | 50 do 100 procent | Przy małej kwocie pełna przedpłata rzadko budzi sprzeciw |
| Nowy kontrahent, zamówienie od 10 000 do 100 000 zł | 30 do 50 procent | Reszta przy odbiorze albo z krótkim terminem |
| Nowy kontrahent, powyżej 100 000 zł | 20 do 30 procent | Na resztę zwykle drugie zabezpieczenie, np. weksel albo gwarancja |
| Stały kontrahent, który płaci w terminie | 0 do 20 procent | Przedpłata tylko przy towarze robionym pod klienta |
| Towar na zamówienie, nie do odsprzedania | 50 do 100 procent | Przedpłata powinna pokryć co najmniej koszt materiału |
| Usługa w etapach | Płatność za każdy etap z góry | Kolejny etap rusza po wpłacie za niego |
Uwaga
Przedpłata powinna pokrywać przynajmniej Twój koszt własny. Jeśli kontrahent zrezygnuje po starcie produkcji, nie zostaniesz z materiałem, którego nikt inny nie kupi.
Jak poprosić klienta o przedpłatę
Prośba o przedpłatę jest zwykłą częścią warunków handlowych, a nie wyrazem nieufności. Najlepiej podać ją od razu w ofercie, z kwotą, terminem i informacją, co się stanie po wpłacie. Klient, który widzi warunek przy pierwszej wycenie, rzadko się z nim spiera. Klient, któremu dopisujesz go po akceptacji oferty, czuje się zaskoczony.
Przykładowe zdanie do maila albo oferty: „Przy pierwszym zamówieniu pracujemy z przedpłatą 40 procent wartości netto, czyli 8 400 zł netto plus VAT. Po jej zaksięgowaniu rezerwujemy materiał i potwierdzamy termin realizacji. Pozostałe 60 procent płatne jest w ciągu 14 dni od dostawy. Od trzeciego zamówienia zapłaconego w terminie przechodzimy na płatność z odroczonym terminem bez przedpłaty.”
Ostatnie zdanie jest ważne. Pokazuje, że przedpłata to etap współpracy, a nie stała kara. Uczciwy kontrahent chętnie przejdzie ten etap, bo widzi, co zyska.
Faktura zaliczkowa w skrócie
Gdy dostaniesz przedpłatę przed dostawą, masz obowiązek wystawić fakturę na otrzymaną kwotę. Wynika to z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, a obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania pieniędzy (art. 19a ust. 8). Fakturę zaliczkową wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłynęła zaliczka.
Po wykonaniu dostawy wystawiasz fakturę końcową, która rozlicza całość i wskazuje wcześniejsze faktury zaliczkowe. Jeśli zaliczka pokryła całą cenę, faktura końcowa może nie być potrzebna, ale tę kwestię warto ustalić z księgową, bo zależy od tego, czy faktura zaliczkowa zawierała wszystkie dane dostawy.
- Faktura pro forma nie jest fakturą VAT. To tylko wezwanie do wpłaty i nie zastępuje faktury zaliczkowej.
- Przedpłata otrzymana po dostawie w tym samym miesiącu nie wymaga osobnej faktury zaliczkowej, wystarczy zwykła faktura.
- Przy zwrocie przedpłaty wystawiasz fakturę korygującą do faktury zaliczkowej.
Przedpłata a zadatek, czym się różnią
Przedpłata jest zaliczką: przy zerwaniu umowy wraca do kupującego, niezależnie od tego, kto zawinił. Twoje roszczenie o odszkodowanie dochodzisz wtedy na zasadach ogólnych. Zadatek z art. 394 Kodeksu cywilnego działa inaczej: gdy kupujący nie wykona umowy, możesz od niej odstąpić i zadatek zatrzymać, bez dowodzenia szkody.
| Cecha | Przedpłata (zaliczka) | Zadatek |
|---|---|---|
| Podstawa | Umowa stron, brak przepisu wprost | Art. 394 KC |
| Gdy kupujący zrywa umowę | Zwrot wpłaty, roszczenie o szkodę osobno | Sprzedawca może zatrzymać zadatek |
| Gdy sprzedawca zrywa umowę | Zwrot wpłaty | Kupujący może żądać dwukrotności |
| Moment wpłaty | Dowolny, ustalony w umowie | Przy zawarciu umowy |
| Typowa wysokość | Do 100 procent ceny | Zwykle kilka do kilkunastu procent |
Ryzyka dla kupującego i jak je obniżyć
Przedpłata przenosi ryzyko na kupującego. Jeśli dostawca nie wykona zamówienia albo straci płynność, kupujący zostaje z roszczeniem o zwrot, które może być trudne do odzyskania. Dlatego przy dużych kwotach kupujący ma prawo prosić o własne zabezpieczenie, a sprzedawca, który chce dostać wysoką przedpłatę, powinien być na to przygotowany.
- Gwarancja zwrotu zaliczki: bank albo ubezpieczyciel dostawcy zobowiązuje się oddać przedpłatę, jeśli dostawa nie nastąpi. Więcej na stronie gwarancja bankowa.
- Płatność etapami: kupujący płaci za kolejny etap dopiero po odbiorze poprzedniego.
- Akredytywa: bank wypłaca pieniądze dostawcy po przedstawieniu dokumentów potwierdzających wysyłkę. Opis na stronie akredytywa.
- Sprawdzenie dostawcy w rejestrach: status w wykazie podatników VAT, wpis w KRS albo CEIDG i brak wpisu w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
- Jasny termin realizacji w umowie: data, po której kupujący może odstąpić i żądać zwrotu.
Kiedy sama przedpłata nie wystarczy
Przedpłata 30 procent chroni Cię tylko do wysokości tych 30 procent. Na resztę ceny, płatną po dostawie, nadal udzielasz kontrahentowi kredytu. Przy dużych zamówieniach łączy się więc przedpłatę z drugim zabezpieczeniem: wekslem in blanco z deklaracją wekslową, poręczeniem wspólnika albo gwarancją bankową. Porównanie form znajdziesz na stronie zabezpieczenie płatności.
Jeśli nie wiesz, jakie połączenie pasuje do Twojej transakcji, wpisz kwotę, termin i typ kontrahenta w kreatorze zabezpieczenia. Zobaczysz poziom ryzyka i kolejność zabezpieczeń z uzasadnieniem.
Pytania i odpowiedzi
Czy przedpłata jest zwrotna?
Tak, przedpłata działa jak zaliczka i wraca do kupującego, gdy umowa nie zostanie wykonana. Inaczej jest tylko wtedy, gdy strony wyraźnie umówiły się na zadatek.
Ile wynosi standardowa przedpłata w B2B?
Nie ma stawki ustawowej. W praktyce nowi kontrahenci płacą od 20 do 50 procent, a przy towarze na zamówienie nawet całość ceny.
Czy muszę wystawić fakturę zaliczkową?
Tak, jeśli przedpłata wpłynęła przed dostawą. Termin to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty.
Czy faktura pro forma wystarczy przy przedpłacie?
Pro forma służy tylko do wezwania do wpłaty. Po otrzymaniu pieniędzy i tak trzeba wystawić fakturę zaliczkową.