Potrącenie wierzytelności i oświadczenie o potrąceniu

Cztery warunki z art. 498 KC

• Wzajemność. Ty jesteś wierzycielem kontrahenta, a on jest twoim wierzycielem. Należność spółki zależnej nie wchodzi w rachunek, nawet jeśli to ta sama grupa.
• Jednorodzajowość. Obie wierzytelności dotyczą pieniędzy albo rzeczy tej samej jakości oznaczonych co do gatunku. W praktyce B2B to prawie zawsze dwie kwoty pieniężne. Różna waluta budzi spory, więc warto ją uregulować w umowie.
• Wymagalność twojej wierzytelności. Termin zapłaty faktury, którą chcesz potrącić, musi już minąć. Dług, który sam masz spłacić, nie musi być jeszcze wymagalny, bo dłużnik może co do zasady zapłacić przed terminem.
• Zaskarżalność. Obie wierzytelności muszą dać się dochodzić przed sądem. Wierzytelność przedawnioną możesz potrącić tylko wtedy, gdy w chwili, w której potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło (art. 502 KC).

Skutek wsteczny z art. 499 KC

Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Oświadczenie działa wstecz, od chwili, w której potrącenie stało się możliwe, czyli od dnia, w którym obie wierzytelności istniały, a twoja była wymagalna.

Ma to znaczenie dla odsetek. Od potrąconych kwot odsetki nie należą się za okres po dniu, od którego działa potrącenie, i to po obu stronach. Zwłoka ze złożeniem oświadczenia nie zwiększa więc odsetek, które możesz naliczyć od umorzonej części.

Forma i doręczenie oświadczenia

Kodeks nie wymaga szczególnej formy, ale oświadczenie warto złożyć na piśmie i doręczyć tak, żeby mieć dowód: listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, kurierem albo osobiście za pokwitowaniem. Mail działa, jeśli umowa przewiduje go jako drogę korespondencji i masz dowód, że wiadomość dotarła.

Oświadczenie jest skuteczne z chwilą, gdy doszło do kontrahenta tak, że mógł zapoznać się z jego treścią. Generator na tej stronie przygotuje gotowy dokument do podpisu, który drukujesz albo zapisujesz jako PDF.

• dane obu stron (nazwa, adres, NIP),
• twoja wierzytelność: numer faktury, data, kwota, termin zapłaty,
• wierzytelność kontrahenta: numer jego faktury, kwota,
• kwota potrącenia i saldo, które zostaje do zapłaty po jednej ze stron,
• data i podpis osoby uprawnionej do reprezentacji twojej firmy.

Przykład z liczbami

Twoja firma sprzedała kontrahentowi materiały za 18 400 zł z terminem zapłaty 10 marca. Kontrahent wystawił ci fakturę za transport na 6 900 zł z terminem 25 marca. 15 marca kontrahent nadal nie zapłacił. Twoja wierzytelność jest wymagalna, więc możesz potrącić.

Potrącenie umowne i kompensata

Strony mogą umówić się na potrącenie także wtedy, gdy ustawowe warunki nie są spełnione, na przykład gdy żadna należność nie jest jeszcze wymagalna albo gdy chodzi o wierzytelności trzech spółek z jednej grupy. Taka umowa kompensacyjna wynika ze swobody umów (art. 353¹ KC). W praktyce firmy podpisują porozumienie o kompensacie wzajemnych należności albo wpisują do umowy ramowej zasady comiesięcznego rozliczenia sald.

Potrącenie umowne nie działa wstecz z mocy ustawy. Strony same ustalają, od kiedy kwoty się umarzają.

Kiedy potrącić nie wolno

Art. 505 KC wyłącza z potrącenia między innymi wierzytelności, które nie podlegają zajęciu, wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania, wierzytelności wynikające z czynów niedozwolonych oraz te, których potrącenie wyłączają przepisy szczególne. Umowa między stronami też może zakazać potrącenia, a taki zapis bywa w ogólnych warunkach dużych odbiorców.

Jeśli sprawa trafi już do sądu, zarzut potrącenia w procesie podlega dodatkowym wymaganiom kodeksu postępowania cywilnego (art. 203¹ KPC), w tym terminowi. Dlatego oświadczenie o potrąceniu najlepiej złożyć przed pozwem. Gdy potrącenie nie wystarcza, bo kontrahent nie ma wobec ciebie żadnej należności, sięgnij po postępowanie nakazowe albo inne narzędzia opisane przy zabezpieczeniu płatności.

Typowe błędy przy potrąceniu

Po złożeniu oświadczenia uzgodnij saldo z kontrahentem i poproś o potwierdzenie. Nawet jeśli go nie dostaniesz, potrącenie jest skuteczne, ale potwierdzone saldo ułatwia dalsze rozliczenia i ewentualny pozew o resztę.

• Potrącenie niewymagalnej własnej faktury. Oświadczenie złożone przed terminem zapłaty twojej faktury nie działa. Poczekaj do dnia po terminie albo zawrzyj umowę o kompensacie.
• Brak dokładnego wskazania wierzytelności. Samo „potrącamy wzajemne należności” bez numerów faktur i kwot rodzi spór, które faktury zostały umorzone.
• Pominięcie częściowych wpłat i korekt. Potrącasz kwotę, która faktycznie pozostaje do zapłaty, a nie wartość faktury z dnia wystawienia.
• Brak dowodu doręczenia. Bez potwierdzenia odbioru trudno wykazać, kiedy oświadczenie dotarło do kontrahenta.
• Podpis osoby bez umocowania. Oświadczenie podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji albo pełnomocnik.