Kaucja gwarancyjna w umowach między firmami

Kaucja w umowie B2B i w robotach budowlanych

W handlu i usługach kaucja zabezpiecza na przykład zwrot wypożyczonych opakowań zwrotnych, sprzętu albo dostęp do towaru w komisie. W najmie powierzchni magazynowej i handlowej zabezpiecza czynsz i stan lokalu, a jak połączyć ją z gwarancją i aktem notarialnym, opisuje strona o zabezpieczeniu umowy najmu lokalu użytkowego.

W budownictwie kaucja jest standardem. Inwestor albo generalny wykonawca zatrzymuje część wynagrodzenia jako zabezpieczenie należytego wykonania i osobno jako zabezpieczenie roszczeń z rękojmi i gwarancji jakości. Wykonawca, który ma do inwestora własne roszczenia, może jednocześnie zażądać gwarancji zapłaty za roboty budowlane.

W zamówieniach publicznych zasady zabezpieczenia należytego wykonania umowy określa Prawo zamówień publicznych, łącznie z formami i podziałem zwrotu na część po wykonaniu umowy i część po okresie rękojmi.

Kaucja pieniężna a zatrzymanie części wynagrodzenia

Faktura wystawiona przez wykonawcę opiewa na pełne wynagrodzenie, a zamawiający płaci ją w części, zatrzymując kaucję zgodnie z umową. Zapis w umowie musi jasno mówić, że zatrzymanie nie jest opóźnieniem w zapłacie.

Co zapisać w klauzuli o kaucji

• Wysokość: kwota albo procent wynagrodzenia i od jakiej podstawy jest liczony, netto czy brutto.
• Cel: należyte wykonanie, usunięcie wad, kary umowne. Zamawiający może sięgać po kaucję tylko na te cele.
• Tryb sięgania po kaucję: pisemne wezwanie wykonawcy do usunięcia wady z terminem, a dopiero potem pokrycie kosztów z kaucji.
• Terminy zwrotu: na przykład część po odbiorze końcowym, reszta po upływie okresu rękojmi, z konkretną liczbą dni na przelew.
• Odsetki: czy kaucja pieniężna jest oprocentowana i według jakich zasad.
• Zamiana na gwarancję: prawo wykonawcy do zastąpienia kaucji gwarancją bankową albo ubezpieczeniową.

Kiedy kaucja powinna wrócić

Termin zwrotu wynika z umowy. Najczęściej spotkasz dwa etapy: zwrot części po odbiorze końcowym bez wad istotnych i zwrot pozostałej części po upływie okresu rękojmi albo gwarancji jakości. Jeśli umowa nie określa terminu, zamawiający powinien zwrócić kaucję niezwłocznie po ustaniu celu zabezpieczenia.

Roszczenie o zwrot kaucji staje się wymagalne w dniu wskazanym w umowie. Od tego dnia biegnie przedawnienie i od tego dnia możesz liczyć odsetki za opóźnienie. Zapisz te daty w kalendarzu przy podpisaniu umowy, bo zwrot kaucji po kilku latach łatwo przeoczyć.

1. 1

   Sprawdź warunki zwrotu

   Ustal datę z umowy i upewnij się, że nie masz zgłoszonych, nieusuniętych wad.

2. 2

   Wyślij wezwanie

   Wskaż umowę, kwotę kaucji i rachunek. Wyznacz krótki termin.

3. 3

   Rozważ potrącenie

   Jeśli masz wobec zamawiającego wymagalną wierzytelność o zwrot kaucji, a on ma wobec ciebie inną należność, sprawdź, czy da się je potrącić.

4. 4

   Idź do sądu

   Przy braku zwrotu dochodzisz kaucji jak każdej wierzytelności pieniężnej, z odsetkami za opóźnienie.

Zamiana kaucji na gwarancję

Dla wykonawcy zamrożona gotówka jest kosztowna. Dlatego umowy często pozwalają zastąpić kaucję gwarancją bankową albo gwarancją ubezpieczeniową na tę samą kwotę i okres. Zamawiający zwraca wtedy zatrzymane pieniądze po otrzymaniu gwarancji o uzgodnionej treści.

Jako zamawiający wpisz wymagania wobec gwarancji: bezwarunkowa, nieodwołalna, płatna na pierwsze żądanie, ważna dłużej niż okres rękojmi o zapas na złożenie żądania. Wtedy zamiana nie osłabia twojej ochrony.

Przykład rozliczenia

Podwykonawca instalacji ma wynagrodzenie 800 000 zł netto, a umowa przewiduje zatrzymanie 5 procent z każdej faktury, czyli łącznie 40 000 zł. Po odbiorze końcowym wraca 28 000 zł, a 12 000 zł zostaje na trzy lata rękojmi. W drugim roku pojawia się nieszczelność, podwykonawca jej nie usuwa w wyznaczonym terminie, a generalny wykonawca zleca naprawę za 4 500 zł i pokrywa ją z kaucji. Po trzech latach zwraca 7 500 zł z rozliczeniem kosztu naprawy.