Zabezpieczenie umowy dostawy i zapłaty od odbiorcy

Zastrzeżenie własności w umowie dostawy

Zastrzeżenie własności oznacza, że odbiorca staje się właścicielem towaru dopiero po zapłacie ceny (art. 589 KC). Gdy faktura nie zostanie opłacona, możesz odstąpić od umowy i żądać zwrotu rzeczy, zamiast zgłaszać wierzytelność razem z innymi wierzycielami. Zastrzeżenie musi być stwierdzone pismem, a wobec wierzycieli odbiorcy działa tylko wtedy, gdy pismo ma datę pewną (art. 590 § 1 KC). Datę pewną daje najprościej poświadczenie daty przez notariusza na egzemplarzu umowy.

Zastrzeżenie ma granice. Przestaje chronić, gdy towar zostanie przetworzony, połączony z inną rzeczą albo sprzedany dalej nabywcy w dobrej wierze. Dla hurtowni materiałów budowlanych, które trafiają od razu na budowę, daje więc mniej niż dla dostawcy maszyn, regałów czy palet z towarem leżącym w magazynie odbiorcy. Dlatego traktuj je jako bazę, a nie jedyne zabezpieczenie.

• zapis, że własność każdej partii przechodzi na odbiorcę z chwilą zapłaty pełnej ceny tej partii,
• obowiązek odbiorcy przechowywania towaru niezapłaconego tak, żeby dało się go odróżnić,
• prawo dostawcy do wejścia na teren magazynu w celu odbioru towaru po odstąpieniu od umowy,
• obowiązek poinformowania komornika lub syndyka, że towar należy do dostawcy.

Weksel in blanco i poręczenie dla odbiorcy z limitem dostaw

Przy stałych odbiorcach dostawcy najczęściej biorą weksel in blanco z deklaracją wekslową. Deklaracja wskazuje, że weksel zabezpiecza wszystkie należności z umowy dostawy, do kwoty limitu powiększonej o odsetki i koszty. Gdy odbiorca nie płaci, wypełniasz weksel zgodnie z deklaracją i idziesz do sądu w postępowaniu nakazowym, które jest szybsze niż zwykły proces o zapłatę z faktur.

Weksel ma jedną słabość: płaci z niego ten sam odbiorca, który już nie zapłacił. Przy spółce z o.o. z kapitałem 5 000 zł dodaj poręczenie wekslowe wspólnika albo członka zarządu. Wtedy drugim dłużnikiem jest osoba z własnym majątkiem, a odbiorca ma wyraźny powód, żeby płacić na czas. Gotową deklarację do wydruku przygotujesz w generatorze deklaracji wekslowej.

Gwarancja zapłaty przy dużych dostawach

Gdy limit dostaw przekracza kilkaset tysięcy złotych albo produkujesz towar pod konkretnego odbiorcę, weksel przestaje wystarczać. Gwarancja bankowa albo ubezpieczeniowa zapłaty dodaje płatnika, który wypłaci pieniądze na twoje pisemne żądanie, nawet gdy odbiorca ogłosi upadłość. Koszt gwarancji ponosi zwykle odbiorca, więc dla ciebie jest to zabezpieczenie bez wydatku, za to z pracą przy pilnowaniu terminu ważności.

Pułapka przy dostawach ciągłych: gwarancja ma stałą kwotę i datę ważności, a saldo faktur zmienia się co tydzień. Wpisz do umowy, że łączne saldo niezapłaconych faktur nie może przekroczyć kwoty gwarancji, a odbiorca przedłuża gwarancję najpóźniej 30 dni przed jej wygaśnięciem. Bez przedłużenia masz prawo wstrzymać dostawy i złożyć żądanie zapłaty jeszcze w okresie ważności. Różnice między gwarancją a wekslem opisuje porównanie weksel czy gwarancja bankowa.

• gwarancja nieodwołalna, bezwarunkowa i płatna na pierwsze pisemne żądanie,
• zakres obejmuje zapłatę ceny za dostarczony towar, a nie tylko należyte wykonanie umowy,
• żądanie bez obowiązku dołączania faktur i dowodów dostawy poza oświadczeniem dostawcy,
• ważność co najmniej 60 dni dłuższa niż termin płatności ostatniej faktury.

Limit dostaw i wstrzymanie wydania towaru

Najtańsze zabezpieczenie to dobrze napisany mechanizm wstrzymania dostaw. Wpisz do umowy limit dostaw w złotych i zasadę, że po przekroczeniu terminu płatności którejkolwiek faktury dostawca może wstrzymać realizację kolejnych zamówień bez kar i bez odpowiedzialności za opóźnienie. Do umowy dostawy stosuje się odpowiednio przepisy o sprzedaży, a art. 552 KC pozwala dostawcy powstrzymać się z wydaniem towaru, gdy stan majątkowy odbiorcy czyni zapłatę wątpliwą, dopóki odbiorca nie zapłaci albo nie da zabezpieczenia.

Ustawowy przepis jest jednak ogólny i łatwo o spór, czy stan majątkowy był „wątpliwy”. Konkretny zapis umowny z kwotą limitu i liczbą dni zwłoki usuwa ten spór. Dodaj też prawo zmiany warunków płatności na przedpłatę po drugiej zaległości w ciągu roku.

Dlaczego kara umowna nie zabezpieczy zapłaty za dostawę

Wielu dostawców wpisuje do umów karę umowną za opóźnienie w zapłacie. Taki zapis jest nieważny, bo art. 483 KC pozwala zastrzec karę umowną tylko za niewykonanie zobowiązania niepieniężnego. Za spóźnioną zapłatę przysługują ci odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata za koszty odzyskania należności z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (równowartość 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty faktury).

Karę umowną możesz natomiast zastrzec za obowiązki niepieniężne odbiorcy: nieodebranie towaru w terminie, niedostarczenie gwarancji w umówionym dniu albo nieprzedłużenie zabezpieczenia. To dobre miejsce na karę, bo dyscyplinuje odbiorcę dokładnie tam, gdzie zaczyna się ryzyko.

Jak zabezpieczyć umowę dostawy przed pierwszym wydaniem towaru

1. 1

   Sprawdź odbiorcę w rejestrach

   Wpisz NIP w kreatorze na tej stronie. Zobaczysz status w KRS albo CEIDG, wiek firmy i status VAT, a przy spółce ustalisz, kto ją reprezentuje i kto może podpisać weksel.

2. 2

   Ustal limit dostaw

   Pomnóż średnią wartość tygodniowych dostaw przez liczbę tygodni od wydania towaru do terminu płatności, dodaj dwa tygodnie zapasu. Ta kwota wyznacza wysokość weksla albo gwarancji.

3. 3

   Wpisz zastrzeżenie własności i nadaj umowie datę pewną

   Zapis w umowie ramowej albo w ogólnych warunkach sprzedaży, które odbiorca podpisuje. Datę pewną nada notariusz.

4. 4

   Odbierz zabezpieczenie przed pierwszą dostawą

   Weksel z deklaracją podpisany przez reprezentantów, a przy większym limicie gwarancja na pierwsze żądanie. Pierwsze wydanie towaru uzależnij od ich doręczenia.

5. 5

   Ustaw wstrzymanie dostaw w systemie

   Blokada wydań przy zaległości ponad ustaloną liczbę dni i przy przekroczeniu limitu. Przypomnienie w kalendarzu na 30 dni przed końcem ważności gwarancji.

Przykład zabezpieczenia hurtowni dostarczającej towar co tydzień

Fikcyjny przykład. Hurtownia artykułów spożywczych dostarcza sieci pięciu sklepów towar za około 38 000 zł brutto tygodniowo, z terminem płatności 30 dni. Odbiorca to spółka z o.o. działająca od dwóch lat. W szczycie odbiorca ma u hurtowni pięć niezapłaconych faktur, czyli około 190 000 zł.

Hurtownia ustala limit dostaw na 200 000 zł. Bierze weksel in blanco spółki z deklaracją do 220 000 zł z poręczeniem wekslowym prezesa zarządu, wpisuje zastrzeżenie własności z datą pewną i zapis, że po 7 dniach zwłoki z którąkolwiek fakturą wstrzymuje kolejne dostawy. Gdy sieć otworzy dwa nowe sklepy i limit ma wzrosnąć do 300 000 zł, warunkiem wyższego limitu jest gwarancja bankowa na 100 000 zł. Przy towarze spożywczym, który szybko schodzi z półek, zastrzeżenie własności ma ograniczone znaczenie, dlatego ciężar zabezpieczenia niesie weksel z poręczeniem i blokada dostaw.

Gdy to odbiorca żąda zabezpieczenia należytego wykonania umowy dostawy

Duzi odbiorcy i zamawiający publiczni często sami żądają od dostawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy dostawy, zwykle gwarancji albo kaucji w wysokości kilku procent ceny. W zamówieniach publicznych górną granicę wyznacza ustawa Prawo zamówień publicznych. Negocjując taką umowę, warto zażądać symetrii: skoro dajesz gwarancję wykonania, odbiorca może dać gwarancję zapłaty albo zgodzić się na krótszy termin płatności. Jak działa kaucja gwarancyjna i kiedy powinna wrócić, opisuje osobna strona.