Zadatek czy zaliczka, co jest zwrotne w umowie z firmą

Zadatek według art. 394 KC

Zadatek daje się przy zawarciu umowy. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju, gdy jedna strona nie wykona umowy, druga może bez wyznaczania terminu dodatkowego odstąpić od umowy i otrzymany zadatek zachować, a jeśli sama go dała, żądać sumy dwukrotnie wyższej.

Gdy umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet świadczenia, a jeśli zaliczenie nie jest możliwe, podlega zwrotowi. W razie rozwiązania umowy zadatek trzeba zwrócić, a obowiązek zapłaty podwójnej sumy odpada. Tak samo jest, gdy umowy nie wykonano wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada albo za które odpowiadają obie.

Zaliczka, czyli rozliczenie bez sankcji

Kodeks nie reguluje zaliczki osobnym przepisem. Jest to część ceny zapłacona przed terminem. Jeśli umowa zostanie wykonana, zaliczka po prostu pomniejsza resztę do zapłaty. Jeśli nie, strony rozliczają się według przepisów o skutkach odstąpienia albo niewykonania umowy. Przy odstąpieniu od umowy wzajemnej art. 494 KC zobowiązuje każdą stronę do zwrotu tego, co otrzymała.

W praktyce zaliczki płaci się często etapami, na przykład 30 procent przy zamówieniu i 40 procent po dostawie materiału. Każda z nich rozlicza się z ceną, a przy niewykonaniu umowy podlega zwrotowi w części, za którą nie otrzymano świadczenia. Jeśli wykonawca zdążył wykonać część pracy, strony rozliczają ją według umowy albo wartości wykonanych prac.

Zaliczka nie odszkodowuje. Jeśli kontrahent zerwie umowę z jego winy, możesz dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, ale musisz wykazać szkodę i jej wysokość. Przy zadatku tej pracy nie musisz wykonywać, bo kwota jest z góry ustalona.

Porównanie w jednej tabeli

Przykład z obrotu między firmami

Producent mebli zamawia u stolarni zabudowę do salonu sprzedaży za 60 000 zł netto i przy podpisaniu umowy płaci 9 000 zł. W pierwszym wariancie umowa nazywa tę kwotę zadatkiem. Producent rezygnuje bez powodu po dwóch tygodniach. Stolarnia odstępuje od umowy i zatrzymuje 9 000 zł bez dowodzenia, ile straciła.

W drugim wariancie umowa mówi o zaliczce. Stolarnia musi zwrócić 9 000 zł, a koszty już zamówionej płyty i robocizny może odzyskać tylko w ramach odszkodowania, wykazując je fakturami i wyliczeniem. W trzecim wariancie to stolarnia nie wykonuje zabudowy. Przy zadatku producent może żądać 18 000 zł, przy zaliczce zwrotu 9 000 zł i odszkodowania na zasadach ogólnych.

Ile wynosi zadatek w praktyce B2B

Przepisy nie określają wysokości zadatku. W obrocie między firmami zwykle odpowiada on części ceny, często kilkunastu procentom. Zbyt wysoki zadatek zniechęca kontrahenta do podpisania umowy, zbyt niski nie dyscyplinuje.

Wysokość zadatku warto też odnieść do tego, co możesz stracić, gdy to ty nie wykonasz umowy. Zadatek działa w obie strony, więc przy dużej kwocie ryzykujesz zwrot jej podwójnej wartości, jeśli z twojej winy umowa się nie powiedzie, na przykład przez brak materiału u twojego dostawcy.

Rozsądna kwota pokrywa koszty, które poniesiesz przed wykonaniem umowy: materiał zamówiony specjalnie pod klienta, zarezerwowane moce produkcyjne, pracę projektową. Jeśli koszty są wyższe, rozważ przedpłatę albo etapowe płatności.

Jak zapisać to w umowie

• nazwij kwotę jednoznacznie i wskaż przepis, na przykład „zadatek w rozumieniu art. 394 KC”,
• podaj kwotę, termin i sposób zapłaty, najlepiej w dniu podpisania umowy,
• opisz, co się dzieje przy wykonaniu, rozwiązaniu i niewykonaniu umowy,
• jeśli chcesz odejść od reguł kodeksu, na przykład dopuścić dalsze odszkodowanie ponad zadatek, napisz to wprost,
• przy zaliczce określ termin zwrotu po rozwiązaniu umowy.

Faktura i rozliczenie w księgach

W umowie warto wskazać numer rachunku, na który wpłaca się zadatek albo zaliczkę, oraz to, że za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku odbiorcy. Przy zadatku płaconym w dniu podpisania umowy dobrze jest mieć potwierdzenie przelewu albo pokwitowanie wpłaty gotówkowej dołączone do umowy.

Otrzymanie zarówno zaliczki, jak i zadatku zaliczanego na poczet ceny przed wykonaniem dostawy albo usługi co do zasady rodzi obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Zatrzymany zadatek po odstąpieniu od umowy rozlicza się inaczej niż cenę, więc ostateczne ujęcie warto uzgodnić z księgową.

Zadatek a inne zabezpieczenia

Zadatek warto też zestawić z karą umowną. Kara umowna dotyczy zobowiązań niepieniężnych i należy się po fakcie, więc trzeba ją jeszcze wyegzekwować. Zadatek jest już u ciebie, a jego zatrzymanie nie wymaga ani wyliczania szkody, ani pozwu. Przy umowach z wysokim ryzykiem rezygnacji to istotna przewaga.

Zadatek chroni głównie przed rezygnacją kontrahenta z umowy. Nie zabezpiecza zapłaty pozostałej części ceny po wykonaniu. Jeśli pozostała kwota jest wysoka, połącz zadatek z innym zabezpieczeniem, na przykład z wekslem in blanco albo gwarancją. Przegląd form znajdziesz na stronie zabezpieczenie płatności.

Zadatek w umowie przedwstępnej i przy rezerwacji

Zadatek najczęściej pojawia się przy umowie przedwstępnej, na przykład zakupu maszyny, lokalu albo przedsiębiorstwa. Strony zobowiązują się zawrzeć umowę przyrzeczoną w określonym terminie, a zadatek zabezpiecza, że żadna nie wycofa się bez konsekwencji. Gdy umowa przyrzeczona zostanie zawarta, zadatek zalicza się na poczet ceny.

W obrocie między firmami zadatek bywa też stosowany przy rezerwacji mocy produkcyjnych, terminu usługi albo partii towaru. Taki zapis ma sens, gdy rezygnacja klienta naraża cię na stratę, której nie odrobisz innym zleceniem w tym samym czasie.

Typowe błędy przy zadatku i zaliczce

• nazwanie kwoty „przedpłatą” bez wyjaśnienia, czy chodzi o zadatek, czy o zaliczkę,
• zapłata zadatku kilka tygodni po podpisaniu umowy bez aneksu, który to opisuje,
• zatrzymanie zadatku bez złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy,
• żądanie podwójnego zadatku i jednocześnie wykonania umowy, choć to wykluczające się drogi,
• brak terminu zwrotu zaliczki po rozwiązaniu umowy, co wydłuża spór,
• zadatek w kwocie pokrywającej całą cenę, który zaciera granicę z zapłatą z góry.