Akredytywa dokumentowa w handlu zagranicznym krok po kroku

Strony akredytywy

Krok 1, czyli umowa handlowa z klauzulą akredytywy

Wszystko zaczyna się od kontraktu. Strony ustalają w nim, że zapłata nastąpi akredytywą dokumentową, i określają jej najważniejsze parametry: kwotę i walutę, rodzaj (płatna za okazaniem albo z odroczonym terminem), czy ma być potwierdzona, termin ważności, ostatni dzień załadunku, listę dokumentów i warunki dostawy według reguł Incoterms.

Warto też ustalić, który bank ma awizować akredytywę. Eksporterowi wygodniej, gdy jest to bank, w którym ma rachunek, bo zna on jego dokumenty i może szybciej przekazać środki. Przy kraju importera o podwyższonym ryzyku politycznym albo walutowym kontrakt powinien przewidywać potwierdzenie przez bank w kraju eksportera.

Im dokładniej opiszesz akredytywę w kontrakcie, tym mniejsze ryzyko, że bank importera otworzy ją z warunkami, których eksporter nie spełni.

Krok 2 i 3, czyli otwarcie i awizowanie

Importer składa w swoim banku wniosek o otwarcie akredytywy. Bank ocenia jego zdolność kredytową, blokuje środki albo udziela limitu i wysyła akredytywę do banku awizującego w kraju eksportera. Ten sprawdza autentyczność i przekazuje akredytywę beneficjentowi.

Importer płaci w tym momencie prowizję za otwarcie, a bank zwykle blokuje na jego rachunku kwotę akredytywy albo obciąża nią przyznany limit. Dla importera oznacza to zamrożenie środków do czasu zapłaty, co trzeba uwzględnić w planie płynności.

Eksporter powinien od razu porównać treść akredytywy z kontraktem. Każdy warunek, którego nie da się spełnić, na przykład niemożliwy termin załadunku albo dokument wystawiany przez urząd, który go nie wystawia, trzeba usunąć zmianą akredytywy, zanim towar wyjedzie. Po wysyłce jest za późno.

Krok 4, czyli wysyłka i dokumenty

Eksporter wysyła towar zgodnie z kontraktem i gromadzi dokumenty wymagane przez akredytywę. Typowy zestaw obejmuje:

• fakturę handlową z opisem towaru zgodnym z akredytywą,
• dokument przewozowy, na przykład konosament, list przewozowy lotniczy albo samochodowy,
• listę pakunkową,
• świadectwo pochodzenia,
• polisę albo certyfikat ubezpieczenia, jeśli warunki dostawy tego wymagają,
• świadectwa jakości, inspekcji albo fitosanitarne, jeśli strony je uzgodniły.

Krok 5, czyli prezentacja i badanie dokumentów

Eksporter składa dokumenty w banku w terminie wskazanym w akredytywie, a gdy go nie wskazano, w terminie wynikającym z zasad UCP 600, nie później niż w terminie ważności akredytywy. Bank bada dokumenty wyłącznie pod względem zgodności z warunkami akredytywy, zgodności między sobą i z zasadami. Nie ogląda towaru, bo w akredytywie banki zajmują się dokumentami, a nie towarem.

Zasady UCP 600 dają bankowi na zbadanie dokumentów najwyżej pięć bankowych dni roboczych po dniu prezentacji. Obowiązuje zasada ścisłej zgodności: drobna rozbieżność w opisie towaru albo dacie może wystarczyć do odmowy.

Krok 6, czyli zapłata albo niezgodności

Przy zgodnych dokumentach bank płaci eksporterowi od razu przy akredytywie płatnej za okazaniem albo w odroczonym terminie, a dokumenty przekazuje importerowi, który dzięki nim odbiera towar. Importer rozlicza się ze swoim bankiem według umowy.

Przy akredytywie z odroczonym terminem płatności bank po przyjęciu dokumentów potwierdza eksporterowi datę zapłaty. Eksporter może w tym czasie poprosić bank o wcześniejszą wypłatę z dyskontem, co zamienia odroczoną płatność na gotówkę, choć kosztem części kwoty.

Jeśli bank stwierdzi niezgodności, eksporter może poprawić dokumenty w terminie ważności albo poprosić importera o akceptację niezgodności. Bez akceptacji akredytywa nie chroni już eksportera, a zapłata zależy od dobrej woli kupującego.

Rodzaje akredytywy, które warto znać

• Nieodwołalna. Według UCP 600 każda akredytywa jest nieodwołalna, nawet jeśli tego nie napisano.
• Potwierdzona. Drugi bank, zwykle w kraju eksportera, dodaje własne zobowiązanie zapłaty.
• Płatna za okazaniem albo z odroczonym terminem. Przy odroczonej eksporter daje kupującemu kredyt, ale z zobowiązaniem banku.
• Przenośna. Pośrednik może przenieść akredytywę na swojego dostawcę.
• Stand-by. Działa jak gwarancja, bank płaci tylko wtedy, gdy kupujący nie zapłacił w zwykły sposób.

Koszty i kiedy akredytywa się opłaca

Koszt akredytywy składa się z prowizji za otwarcie, awizowanie, ewentualne potwierdzenie, badanie dokumentów, zmiany i zapłatę. Przedziały kosztów z datą sprawdzenia pokazuje tabela na tej stronie. Podział kosztów między strony warto ustalić w kontrakcie, często każda strona płaci prowizje swojego banku.

Koszty akredytywy rosną z liczbą zmian, dlatego dobrze przygotowany kontrakt i szybka weryfikacja treści po awizowaniu są najprostszym sposobem oszczędności. Każda poprawka po otwarciu to nowa prowizja, a czasem także dodatkowe dni oczekiwania na zgodę wszystkich stron.

Akredytywa opłaca się przy wyższych kwotach, nowych kontrahentach i krajach o podwyższonym ryzyku. Przy stałym kliencie z dobrą historią płatności tańsza bywa przedpłata części ceny albo ubezpieczenie należności. Pełne porównanie form znajdziesz na stronie zabezpieczenie płatności.

Typowe błędy w dokumentach

• opis towaru na fakturze różni się od opisu w akredytywie,
• data załadunku na dokumencie przewozowym jest późniejsza niż dopuszczalna,
• dokumenty złożone po terminie prezentacji albo ważności,
• kwota faktury przekracza kwotę akredytywy,
• brak podpisu, pieczęci albo wymaganej liczby egzemplarzy,
• nazwy i adresy stron niespójne między dokumentami.

Jak przygotować dokumenty bez niezgodności

Jeśli wiesz, że jakiegoś warunku nie spełnisz, na przykład statek odpłynie dzień później, poproś importera o zmianę akredytywy przed załadunkiem. Zmiana kosztuje prowizję, ale chroni przed sytuacją, w której towar jest w drodze, a zapłata zależy już tylko od dobrej woli kupującego.

1. 1

   Zrób listę kontrolną z treści akredytywy

   Wypisz każdy wymagany dokument, liczbę oryginałów i kopii, kto go wystawia i jakie dane musi zawierać.

2. 2

   Przepisz opis towaru słowo w słowo

   Na fakturze używaj dokładnie tego opisu, który stoi w akredytywie. Na pozostałych dokumentach opis może być ogólniejszy, ale nie sprzeczny.

3. 3

   Pilnuj dat

   Data załadunku nie może być późniejsza niż ostatni dzień załadunku, a prezentacja musi nastąpić w terminie i przed upływem ważności.

4. 4

   Uzgodnij dane z przewoźnikiem i spedytorem

   Nazwy stron, porty albo miejsca załadunku i przeznaczenia muszą odpowiadać akredytywie.

5. 5

   Sprawdź zestaw przed złożeniem

   Druga osoba w firmie albo bank awizujący może wstępnie porównać dokumenty z akredytywą. To tańsze niż odmowa zapłaty.